Sheria ya Usimamizi wa Kodi (Kanuni ya 4(1) ya Kanuni za Utaratibu wa Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi) inasema, mtu yeyote ambaye hataridhika na huduma zinazotolewa na Kamishna Mkuu au mfanyakazi yeyote wa TRA anaruhusiwa kuwasilisha malalamiko katika Ofisi ya Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi katika fomu iliyoainishwa iliyotolewa katika Kanuni za Utaratibu wa Malalamiko ndani ya siku 90 baada ya kutokea kwa tukio linalolalamikiwa. Fomu inapaswa iambatishwe na taarifa kwamba Mlalamikaji amemaliza utaratibu uliopo wa malalamiko wa ndani kwa TRA na ushahidi wa mawasiliano na TRA na nyaraka au taarifa nyingine yoyote inayohusika.

Malalamiko yoyote yanaweza kuwasilishwa kwa Taasisiya Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi kwa njia ya mdomo au maandishi au kwa njia ya kielektroni na yanaweza kuwasilishwa na mtu mwenyewe au kupitia mwakilishi aliyeidhinishwa kama ilivyoelezwa chini ya Kanuni ya 3 na 4(2) ya Kanuni za Utaratibu wa Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi.

Kwa mujibu wa Kanuni ya 5 ya Kanuni za Utaratibu wa Malalamiko na Taarifa za Kodi, mtu anaweza kuwasilisha malalamiko kuhusiana na kutofuatwa kwa taratibu au usimamizi mbovu wa Mamlaka ya Mapato Tanzania, kucheleweshwa kutolewa kwa nyaraka au mali zilizokamatwa wakati wa uchunguzi wa masuala ya kodi, kuchelewa kujibu malalamiko yaliyowasilishwa kwa TRA na mlipakodi; na kutojibu barua au nyaraka zilizotumwa kwa Mamlaka ya Mapato Tanzania.

Ili malalamiko yaweze kupokewa na Ofisi ya Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi, mlalamikaji anapaswa awe amewasilisha maandishi kwa Mamlaka ya Mapato Tanzania na Mamlaka ya Mapato Tanzania iwe imekataa malalamiko hayo, au haikujibu ndani ya siku 30, au mlalamikaji awe hajaridhishwa na majibu yaliyotolewa na Mamlaka ya Mapato Tanzania. Sheria ya Usimamizi wa Kodi (Kanuni ya 7(3) ya Kanuni za Utaratibu wa Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi) inasema kwamba, Taasisi ya Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi haitakubali malalamiko kuhusu jambo ambalo tayari limetatuliwa katika mchakato wa malalamiko ya awali isipokuwa kama kuna ushahidi mpya wenye uwezekano wa kuathiri uamuzi.

Kanuni ya 10(1) ya Kanuni za Utaratibu wa Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi inahitaji kwamba, baada ya kupokea malalamiko, Ofisi ya Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi itaamua suala hilo ndani ya siku 30 tangu tarehe ya kupokea malalamiko.

Vilevile, Kanuni ya 9(1) na (2) ya Kanuni za Utaratibu wa Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi inasema kwamba, Ofisi ya Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi inaweza kuamua suala hilo kupitia usuluhishi, upatanishi au njia nyingine yoyote ya kirafiki ya kutatua migogoro ambayo ofisi inaweza kuona inafaa. Ofisi ya Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi inaweza kushughulikia malalamiko hayo kikamilifu, au kwa sehemu au kukataa kushughulikia malalamiko, au kutupilia mbali malalamiko hayo.

Kwa mujibu wa Kanuni ya 10(2) ya Kanuni za Utaratibu wa Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi,matokeo na mapendekezo ya Ofisi ya Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi yanapaswa kuwasilishwa kwa Waziri ndani ya siku 14 baada ya kuamuliwa kwa malalamiko.

Ni muhimu kutambua kwamba, chini ya kifungu cha 28D cha Sheria ya Usimamizi wa Kodi, mamlaka ya Ofisi ya Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodi yana ukomo katika masuala yanayohusiana na huduma, utawala na taratibu tu. Ofisi ya Usuluhishi wa Malalamiko na Taarifa za Kodihaitakiwi kupitia: -

1. Sheria au sera ya kodi;
2. Sera au utendaji wa TRA isipokuwa inapohusiana na huduma, masuala ya utawala au kiutaratibu kuhusiana na usimamizi wa sheria za kodi; na
3. uamuzi wa kodi au uamuzi wa pingamizi